■公事電郵就需要用正式的用語。 資料圖片一直有閱讀《英該要知》的讀者也會知道，程韻老師很喜歡以日常生活中所遇見的人和事作為每期專欄的題材（topics），因為這樣才能更理解各位學生或讀者的需要，帶領大家探討所需學習的英語知識，從而令專欄文章更真實（authentic）和緊貼時代。
最近，程老師的一位老朋友因公事（business affair）需要與英國人（British / English）以電郵聯絡，拜託對方幫忙辦事。既然是公事上的請求（request），那就得依正式的（formal）電郵格式（format）與合適的語言（appropriate language）撰寫。
可是，此時問題便來了！這位老朋友不論在讀書時代或畢業後的工作上，都甚少使用英語，更別說要有禮地請求別人幫忙，他足足花了數小時才能把電郵完成呢。
現在，就讓我們簡單地學習一下寫正式書信或電郵（formal letters or formal emails）的要點吧。
1. 信件的開首，如何寫一個正式的問候（formal greeting）？
以寫給程韻小姐為例子，若對方是單身的（single），應寫：Dear Miss Ching, （程小姐）；當不清楚或對方不希望透露自己的婚姻狀態（marital status）︰Dear Ms Ching, （程女士）；已婚的（married）而先生是姓程：Dear Mrs Ching, （程太太）。
寫給女性收件人（recipient）是較複雜的，而男士則容易很多，簡單的Dear Mr Ching, （程先生）便可以了。在撰寫信件時，學生最常犯的錯誤（common mistake）就是把對方的整個名字寫出來，以為這樣更有禮，如Dear Miss Ching Yun, 請記得這是不正確的啊。
2. 第一段又稱開首段（opening paragraph），應先清楚地（clearly）說明（state）撰寫該封信件的目的或原因（purpose / reason for writing）：
就正式信件來說，最清晰易明的寫法就是以I am writing to ...再加一個相關的動詞（verb）開始。例如，當寫的是一封投訴信（letter of complaint）時：I am writing to complain about...；寫的是詢問信（letter of enquiry），對收件人作出查詢（enquiry + noun名詞）：I am writing to enquire about...（enquire + verb）。
（下期待續）
隔星期五見報
■程韻
作者簡介：英國文學碩士，在男校任教英語的女教師，愛好文學和動物。