[2002-03-19] 英語話你知：會議記錄

精叻博士

　上期，本博士跟大家討論過不同約會或會議的英文名稱。今期，本博士則打算跟大家討論如何預備一份正式的會議記錄（minutes)。

　會議記錄（minutes)的用途在於記錄一切於會議所討論過的事項，以方便與會者或非與會者在會後翻查記錄。因此，一般對會議記錄的格式也比較嚴謹。

　以項目論，我們先要於中間近上方的位置記錄會議的名稱及該次會議的所屬次數。比方說這是ABC中學天文學會第三次會議記錄，我們便該以三行分別寫上「ABC Secondary School」，「Astronomy Club」及「minutes of the third meeting」的字樣。然後以置左（left aligned)的方式分別列出開會日期（Date)，時間（Time），地點（Venue)，會議主席（chairperson），會議書記（Secretary），出席者（Attendance)及缺席者（Apology）。

　當填過會議的基本資料後便到minutes的正題。於一般慣例，會議的第一項議程是通過該次會議的安排事項（Adoption of the agenda)，然後便是確定上次之會議記錄（Approval of the minutes of the previous meeting）。接著大家便正式商討該次會議之事項。一般我們都寫上Action-item或Follow-up一項，以填寫日後要跟進的事項。到最後當會議議程（agenda）上所有項目都討論完畢，我們便會進入A.O.B一項（A.O.B即Any other business，意指其他於agenda內未有注明的項目。當會議結束後，我們便會以「The meeting adjourned at 5pm」的字樣表示「會議於下午五時完結。」（註：adjourn指休會，即有短暫休會，會再復會的意思。）