[2005-05-08] 翠袖乾坤：提升效率
畢雙雙
一天只有二十四小時，誰都不想把太多太多寶貴光陰耗在辦公室裡，尤其如果那只是一些毫無需要的瞎忙。
如以為你愈待得夜，上司會愈欣賞你，一切還得看你有多少成績交出來。天天瞎忙至八、九點，卻交不出多少功課的員工，泰半會被上司打入工作效率有待改善一類。
要提升工作效率，坊間有許多工具書教人在小節上避免浪費時間，實在不妨一看，這些書也許會教你這樣做：
一、要在電話討論複雜問題，不妨先把要點寫下，先電郵或傳真給對方，各人一紙在手，談起來會有條理、有秩序得多，省下不少「兜圈」時間。
二、就是不想先傳真給對方，自己先寫下討論大綱才打電話給人，也可免一時說漏了些什麼，又要費時失事補個電話過去。
三、用電話或瀏覽電腦時，常有等待的時間，有人建議不妨把些簡單信件放在案頭，利用等候的時間去閱信。
四、如有些電郵你會重複發出，不必耗時次次作次次打，索性做個範文出來儲起，每次拿出來用便是。
五、你正忙著，或文思正如泉湧，案頭電話響個不休，這時你可以選擇不去接它，反正對方有事自會留言，你待手上要務一完成，即時回覆，對方只會以為你正開會什麼的，而你卻不致被打亂個人的工作程序。即使你把電話接了，人家問你可有幾分鐘空閒，你也可以禮貌地說：「如你不介意，我一小時後再覆你。」而只要你不食言，人家亦不會怪你。
|
