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很多職場人士都需要利用電郵溝通或交代事情，正正是因為電郵來往頻繁，大家打招呼的用語變得越來越熟絡，例如很多人喜愛用「Hi /Hello」來代替「Dear」。究竟用「Hi/Hey」來代替「Dear」，在商業環境中會否顯得不太禮貌呢？
用Hi打招呼 添輕鬆氣氛
最近筆者看到BBC 的一篇文章，題目為「Should emails open with Dear, Hi or Hey?」，當中談到美國一位政治人物Giselle Barry覺得用「Dear」作電郵的開頭太過親密，反而在工作上的郵件應該直接交代事情。Forbe 雜誌的編輯 Susan Adams 在她的文章「Hi? Dear? The State of Email Salutation」中提及到，為了解職場人士的打招呼方式，她翻看自己的電郵信箱，發覺除了很重要的電郵會以「Dear」打招呼外，絕大部分都是用「Hi」、「Hello」開頭。
有些宣傳信件，更用「Hi, there」作打招呼用語，甚至有人用「Hi, Folks」與同事們打招呼，讓人感覺上下員工打成一片。Susan 更發現，大家不用「Dear」而選擇「Hi/Hello」是為了製造輕鬆、友善一點的氣氛，相信這樣你更容易得到想要的回應。
友善開首語 內容添親切
那麼在電郵中可以「How are you?」跟收件者打招呼嗎？答案是可以的。雖然大部分電郵言簡意賅，但是一句短短的開首語卻能帶給收信人友善誠懇的感覺。曾經收過有電郵的開首為「How are you? I hope this email/this message finds you well」。亦可以簡單一點用「I hope you are well」或「I hope all is well」。如果是首次見面後透過書信電郵聯絡的，可以用「It is a pleasure to be in touch with you again」或者「It was a delight to see you last Friday」。
至於要聯絡剛外遊回來的同事，則可以用較輕鬆的句子，例如 「I hope you enjoyed your trip to Japan」或「Welcome back to work! I hope you had a wonderful vacation」。
簡單祝福語 保持良好關係
新年伊始，何不把電郵中慣用的開首語，改為對同事或客戶的祝福？例如： 「Happy 2014! I wish you a New Year filled with prosperity, peace, and contentment」又或「On New Year's Day and every day, we wish you joy and fulfillment. Happy New Year!」
若果給你的客戶，則可以說「We are grateful for our work with you in 2013, and we look forward to working together in the New Year. Happy 2014!」、「Thank you for your business in 2013. It has been a pleasure helping you reach your goals, and we look forward to serving you again in the New Year. We wish you a prosperous and wonderful 2014!」
電郵往來頻繁，簡單的一句開首語或問候語，為冰冷的文字帶來一絲溫暖，亦可與同事或客人保持良好的關係。要格外留意的是當撰寫嚴肅或非恆常的電郵時，最好都是用「Dear」開首，而問候語亦不宜過度親切及累贅，不然便會弄巧成拙。■香港職業英語計劃辦事處
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