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■申訴專員黎年(左)將於本月31日離任，昨日發布任內最後一次主動調查報告結果，認為政府應考慮訂立《資訊自由法》及《檔案法》。 郭兆東 攝
沙士非正式會議無記錄 搬總部銷毀2,326米高文件
香港文匯報訊（記者 郭兆東）本港遲遲未訂立《檔案法》，申訴專員黎年昨日發表任內最後一份主動調查報告時批評，政府部門處理檔案只受行政規定，若然遺失或未經授權銷毀，亦只會受相關部門懲處。公署又揭發9個政府部門沒有依期送交過期檔案，另7個部門甚至完全沒有送交。數十萬個檔案未獲審批存廢、尚待編錄及描述。黎年直指當局單靠行政指引處理公開資料的方法，遠遠落後其他地方，促請當局認真考慮訂立《檔案法》及《資訊自由法》。
不少國家及地區，早已為保護歷史檔案制定法例，惟本港討論多年卻仍未有制定，以致港府2011年遷往新總部期間，曾合計銷毀高度相當於逾2,326米高的文件，令不少珍貴文檔白白流失。申訴專員公署遂展開主動調查，審研政府公共檔案管理制度，是否符合現代政府開明問責的公共行政標準。
檔案處無權處分
公署昨日表示，檔案處在公共檔案管理工作上，並無法律依據，只靠各決策局及部門遵從行政工作守則。2009年由檔案處發出的總務通告，內容不全面之餘，亦只屬行政制度，沒有法律基礎，無法確保各政策局及部門會遵從。公署又指，檔案處曾於2012年，要求各政策局及部門在2015年底前制定檔案規則，惟截至2012年底，只有3個部門落實規定。此外，檔案處雖要求各部門，至少每2年1次就處置過期檔案提交存廢建議，但2008年至2012年間，竟有7個部門沒有送交，9個部門則逾期送交。
檔案處於2011年8月至去年2月期間，接獲38宗涉及遺失與未經授權銷毀檔案的個案，其中27宗已完成調查。但由於檔案處未獲賦權處罰違規者，只能要求相關部門作出懲處，最終22宗個案沒有紀律處分，有4宗作出輔導，及1宗只由部門以口頭警告了事。
檔案處數字亦顯示，截至去年12月只有7%檔案獲審批，21.8萬個檔案需撥至下年度處理，尚待編錄及描述的檔案亦有近14萬個。然而，現時檔案處只有12名檔案主任、3名館長及15名行政主任，行政主任更屬經常調職的非專業職系人員，即使工作已「上手」，亦有機會被隨時調走，加上有部門沒有依時送交檔案，令檔案最後愈積愈多。
電子檔無妥善保留
公署指出，其他地區法例早已規定，國家歷史檔案機關及顧問機構，須定期向公眾匯報工作概況，指責港府在有關方面不思進取，檔案處不但沒有發表工作年報，亦無妥善保留電子檔案，「職員有時會遺漏列印電郵附件，甚至連電郵都沒有列印存庫。」黎年指當局全面落實「電子檔案保管系統」遙遙無期，或令文件檔案永久消失，促請當局認真考慮訂立《檔案法》。
「檔案就是歷史」
黎年說：「檔案就是歷史」，惟很多歷史都已經流失，包括當年醫管局在沙士爆發的非正式會議，竟沒有文件記錄；另塌樹壓死人才發現康文署巡查樹木記錄馬虎，甚至海難調查揭發海事處政策亦只以口頭傳達。黎年惋惜道：「今日檔案文件，他日歷史文獻」，認為要遺留歷史，及要知道前人制訂政策時有何考慮，就得靠歷史文件，因為「人會說謊，但文件不會」。
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