[2005-09-27] 翠袖乾坤：會議要有建設性

利嘉敏

　開會，可以是很費時失事兼毫無建設性的活動。筆者曾經遇上一位動不動就要召集所有人開會討論的上司，每次會議平均歷時四、五小時之久，但開會完畢往往仍未落實解決問題的方案。若剛巧手上有緊急的工作要處理，要被迫坐在會議室裡聽著其他人搭碴數小時，心裡咒罵出最不堪入耳的話來，相信也是情有可原。

　在未召集其他人開會之前，應再三考慮會議是否非開不可，或有否別的途徑可以達到相同的果效。在3M公司當了超過三十年的主管柏特．柯格(Bert Auger）就何時需要開會，何時不需要訂下了一些指引。他認為以下的情況無需開會：（一）當其他通訊途徑（如電話、傳真、信件、電子郵件、內部備忘錄等）可達到同樣果效；（二）當沒充分時間準備會議內容及細節；（三）當其中之一要員不能出席；或（四）當議題牽涉個人問題或具敏感性（在此情況下，應私底下與個別成員傾談）。

　至於何時需要開會，柏特．柯格亦訂下了一些原則：（一）當公司的方針、方向或目標需要向其他成員澄清；（二）當一些問題或討論需要與其他成員分享；（三）當某項決策需要達到一致意見；（四）當一些紛爭需要解決；（五）當一項提議、點子或決策需要向其他成員作游說；（六）當情況需要所有成員對某項計劃或決策有一致的理解；或（七）當某項提議需要即時的行動回應。

　若決定召開會議，就要開個有建設性的會。應在會議前準備好一份清晰的議程表（agenda）（連時間分配在內）分送給各成員，好讓大家事前知道開會討論的事項和所需的時間。然而，議程表是一個必須（necessary）但非充足（insufficient）的因素去保證會議能有成效。除非大家能把焦點放在議程事項上面，否則會議必定「越飄越遠」，最後流於「漫無目的」、「不了了之」的收場。