|
利嘉敏
以前有一窩囊系主任，表面上是好好先生，下屬有事要求，必先作口頭答應。但又怕「柏鑊」，轉過頭就不了了之，甚至擘大口、講大話，眼眨眨跟下屬說「我沒說過呀」。此類窩囊之輩，大家務必要小心！筆者亦領教過此窩囊系主任之「縮骨」招數：
一天，筆者以書面形式向此系主任陳述，有見負責管轄的大學課程有盈餘，故希望向學系申請，把部分盈餘撥作學生的獎學金之用。主任不作書面回應，卻親自打電話到筆者辦公室，表示希望當面討論。討論過程非常流暢，他侃侃而談他本人如何支持獎學金之設立、學生會如何得益等。到最後，他跟筆者親口說他批准這項申請。並會叫秘書處理。
事隔一個月，筆者追問進展情況，他老人家彷彿忘記當初的一席話，反口問筆者：「獎學金的設立，真的有需要嗎？大學好像從未試過把課程盈餘撥作獎學金之用……」原來他是怕柏鑊！筆者當堂為之氣結：堂堂一位教授，竟然可以扮失憶扮得如此入型入格，實在大開眼界！筆者回應：「若是學系覺得有難處，我很明白，但這關乎學生的益處，我不介意我親自向上層闡述設立獎學金的好處。」窩囊系主任雖怕柏鑊，卻又怕錯失一次向上頭領功的機會，更怕別人領了他的功，故到最後把申請批了。
經此一役，筆者深深體會到書面記錄之重要。當日若有批准的黑白條文在手，哪到他不認賬！更無須忍受他未批核之前，那來來回回、婆婆媽媽的反覆又反覆。在職場上，無論是跟上司或同事「交手」，都要懂得以下的自我保護技巧：
（一）確保指示、批准、協議等都有一個書面的形式（電郵亦屬其中）；
（二）在電腦開一個檔案夾，把你所有公務的來往通信（收件也好、發件也好）都保留一個副本；
（三）向相關的人抄送副本（即CC, Carbon Copy）。跟同事的公事協議或討論，可抄送副本給上司以及參與同一計劃的同事。跟上司的協議或討論，不應抄送副本給上司，那是表示不信任、挑戰你的上司和博炒的行為。與上司達成協議之後，可抄送副本給負責執行的人（如秘書或其他同事），那就可很巧妙地讓一個第三者知道事件的存在；
（四）寫一封確認電郵，讓雙方確認協議的內容、保留下誰對誰說了些甚麼的永久記錄。形式最好簡短（一、兩行）和非正式的。如：「老闆，按照你的建議，我已開始著手重新安排人手調配」或「約翰，今天我們達成共識，你負責A部分，我負責B部分。如你需要我提供B部分的資料，請告訴我。」
|
