程韻老師在上一期的「英該要知」中，為大家介紹了如何撰寫正式書信（formal letters）或正式電郵（formal emails）的開首（opening），當中包括正式問候（formal greeting）與開首段落（opening paragraph）。今期，程老師會繼續和大家探討信件餘下的部分，書寫時要注意的語言（language）及語調（tone）則留待下期。
1. 主體段落（body paragraphs）
當告訴收件人（recipent）來信目的（purpose of the letter / email）後，第二段便應立刻進入書信中最重要的部分，不應「拖泥帶水」，行文需保持簡要（concise）。例如，當你寫的是一封投訴信（letter of complaint）時，主體段落便應開始撰寫投訴內容，並清晰地描述支持細節（supporting details），如事發經過。主體段落應以一個主意（main idea）為一段，信中可分為多個主體段落，視乎所寫的內容長度（length）。
2. 完結段落（Closing paragraph）/總結段落（Concluding paragraph）
主體段完結後，切忌草草了事，在書信上立刻寫上句號。在最後一段，發件人（sender）需再一次表達相關感受，並有禮地（politely）給予對方自己的聯絡資訊（contact details）。例如，當所寫的是感謝信時，在完結段便應再次表達感謝之意： 「Once again, we would like to express our heartfelt appreciation for joining hands with us to serve those in need in the community.」 （我們希望能再一次向你們表達真誠的謝意，感激你們與我們攜手，幫助社區上有需要的人。）緊接其後，便是附上聯絡資料： 「Should you have any queries, please contact us at 2222 3322」（如有查詢，請電2222 3322 與我們聯絡。）此外，在某類書信如邀請信（letter of invitation）、請求贊助信（letter of requesting sponsorship）等，我們可以表達期待對方回信的懇切態度（sincere attitude）：「I look forward to your favourable reply. / I look forward to hearing from you soon.」 (我期待收到你的回覆。)
3. Formal closing （正式的完結） / Complementary closing （相配的完結）
若然在問候時，已知對方的姓氏，結尾便要寫上Yours sincerely（真誠地），然後簽名（signature）、正規名字（proper name）與頭銜（title）及機構（organization）/ 公司（company）/ 學校（school）名稱；如不知對方的名字，開首時是給Dear Sir/Madam，則須以Yours faithfully（誠意地）作完結。當撰寫的是一封電郵，則不須附上簽名。
下期待續。 ■程韻
作者簡介：英國文學碩士，在男校任教英語的女教師，愛好文學和動物。
隔星期五見報