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伍淑賢
一年將盡，書枱文件堆積如山，影響心情，終於「的」起心肝大掃除，沒用的文件裝滿兩大垃圾袋。文山不見了，桌面大了一倍，人也開心起來。當然這種好日子不會維持很久，文件不久怕又會堆得半天高。
其實桌面是可以管理好的，也知道「五常法」要人「常清潔」、「常整頓」的好處，只是太懶，不想清理而已。曾經上過一個課程，說桌面管理，跟時間管理和優次管理(priority management)是有關係的。我雖不能長期做到，但方法是好的。
導師是個老美，第一條就說人們不懂管理時間，是因為優次不清楚。只要弄清楚甚麼是最重要的，時間自然會分配好。第二條是紀律，包括桌面和行事曆要恆常保持良好狀態。下定決心，其他只是執行細節，人人可做到。
首先就是把桌面徹底清理一次，沒用的、過時的文件通通扔掉或收起，先來個窗明几淨醒醒神。然後把目前正處理中的工作文件，用一個小型的桌面文件匣，按英文字母排序收好，要做甚麼工作，馬上拿到。至於「進」和「出」的in-tray 和out-tray，則必須上下午各處理一次，這裡原來也有學問。很多人的 in-tray堆積如山，日久變為一種壓力，是因為信件、memo或其他文件進來時，沒有狠起心去處理。導師的金句，是拿起文件第一遍就要做決定，且有三個「D字」選項：一是解決問題(deal with it)；二是交給下屬或其他人處理(delegate it)；三是無謂的文件，馬上毀滅(destroy it)。這樣大家in-tray裡的文山就不會長高，而由於不拖，文件也絕不反反覆覆才處理，已是省了時間。這不是叫大家倉促做決定，因為deal with it 那選項，是容許深思熟慮的。三D只是提醒我們不作無謂拖延。至於每天行事如何更有效率，導師的妙法，是每天下班前，已為明天的工作優次做好安排，並在翌日行事曆上寫清楚。待明早一上班，馬上可以開展工作，不必再磨蹭、花時間想那天該做甚麼。這些方法我都用過，效果很好，不妨試試。
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