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喜迎建國60周年，「第三屆香港杯外交知識競賽」今年將突出新中國外交成就這一主題。本報教育版逢星期一至五，會與讀者分享不同的外交知識，包括新中國外交史、近年國際外交時事、外交的禮儀、相關文書的應用及外交人員談話禮節等，一同細味中國外交發展走過的道路。透過外交小知識專欄，本報希望能增進學生及市民的外交認知，亦配合比賽的推行，深化國民教育。
外交上對外文書的應用：
對外函件、備忘錄及電報
對外函件（包括外交函件）形式簡便，使用範圍較廣。國家領導人、外交人員以及各部門各機構寫給外國相應人員與機構的書信都可採用這種形式。根據內容情況，凡屬重要者，視為正式函件；凡屬事務性者，視為便函。一般說來，領導人和外交代表之間的親筆簽名信，即屬外交函件。
至於備忘錄，是外交代表機關之間使用的一種外交文書，用來說明就某一事件、問題進行交涉時，在事實上、立場上、法律方面的細節，或用來重申外交會談中的談話內容。可面交或送交對方，無客套語、致敬語，開頭就敘述事實。在會談或交涉中，為了對方便於記憶談話的內容或避免誤解，可預先寫成備忘錄面交對方，也可在談話後將要點用備忘錄送交對方。為了敘述事實或陳述、補充自己的觀點、意見或駁覆對方的觀點、意見，如果用照會過於鄭重時，可使用備忘錄。有時為了提醒某一件事，作為一種客氣的催詢，也可送交備忘錄。
備忘錄也可以作為正式照會或普通照會的附件。面交的備忘錄，不編號、不寫抬頭、不蓋章；送交的則要編號、寫抬頭、要蓋章。有的標上「備忘錄」三字。
最後要介紹的是電報，國家領導人、外交代表，各部門和機構亦常用電報，與外國相應人員及單位進行文書往來。電報多用於祝賀、慰問、弔唁及各種事務性聯繫。抬頭應寫清受電人國名、地名、職銜、姓名，發電人亦應具職銜和全名或機構名稱。電報可直發收電人，亦可發有關國家外交部轉或通過駐外使館轉交。
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