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各種各樣的商業報告（Report），如調查報告（Investigation Report）、工作計劃（Work Plan）、檢驗報告（Inspection Report）、進展報告（Progress Report）、工作總結（Summary Report）等，在職場上均十分常見。員工要透過各類報告向上司匯報工作成果、記錄事件過程、推銷構想等。撰寫商業報告通常有三種目的：一、介紹新產品，說明銷售情況、人事現況等等；二、游說他人，如爭取合作或支援的內部報告，又或推銷產品或維持良好關係而寫給客戶的推廣報告；三、記錄事情或工作進展。
英語技巧 十分重要
要撰寫一份好報告，英語技巧十分重要。曾經見過一份報告這樣寫：「Marketing strategy of the peppermint chewing gum increased sales by 13 present in South East Asia supermarkets. Let's try in Hong Kong markets.」這樣草率地撰寫報告，怪不得被上司退回吧！
陳述論點 證據須足
很多職場人士容易犯邏輯謬誤，概括地陳述論點。如果想上司明白在東南亞推行的市場策略很成功，必須尋找更多有力證據或市場調查結果支持論點；而非只陳述因東南亞市場成功而應該在香港市場實踐這個策略。
若果你想閱讀業務報告的對象同意你的看法，便應該選取有力的事實支持你的論點。例如：「Although half the survey population expressed dissatisfaction, with our current product, a sizable portion finds it satisfactory.」句子反映作者不深究為何有一半人對產品有不滿，反而強調大部分人滿意產品。他嘗試轉移注意力，可惜沒有論據支持後者。如把句子寫成「A sizable portion finds our product satisfactory and over 90% respondents comment it very useful in our survey.」相信更能說服別人同意你的看法。
人身攻擊 可免則免
撰寫報告時，切記不要人身攻擊，以免影響報告專業性。例如「The project was delayed because Ellen mishandled the budget.」用這個方式及字眼陳述事實，不但會惹怒上司，而且會令其他同事尷尬。因為「Delayed」一字指延誤；「Mishandle」指處理不當，直接指出了項目延誤是因為Ellen處理不當。要寫得客觀一點，你可以寫成「The project was rescheduled（延期了）as the budget is underestimated.（低估）。順帶一提，報告中常用Passive Voice（被動式）陳述事件，一來可避免指責人；二來有助提高報告客觀性。 ■香港職業英語計劃辦事處
（標題和小題為編者所加）
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