[2005-12-06] 翠袖乾坤：按緩急 定先後

利嘉敏

　時間管理（time management）其實即是習慣與行為的管理（behavior management）。改善一些「陋習」，時間自然會更易掌握。以下是一些提議：

　甲、克服拖延工作（procrastination）的習慣。拖延工作的原因有二：一是害怕失敗（尤其是面對困難，複雜的工作的時候）；二是凡事務求完美。

　若覺得工作複雜或有難度，可在最初的階段先定下每天十五至二十分鐘去做關於工作的籌備，這包括：收集資料和情報、向別人查詢。參考過往的做法等。其實，最難的關口是「開始」踏出第一步之後，事情往往比我們想像的容易處理得多。

　完美追求者（perfectionist）很容易有procrastination的情況出現。很多時，完美追求者務求在構思最完美無瑕，最完善的情況下才「出手」。到真的動手工作了，又力求在每一細節上「琢磨」得盡善盡美。結果往往是浪費了時間而不知所以然，到最後要匆匆了事。

　完美主義者可參考以下的方法：（一）分辨哪些事值得投資百分之一百的心神，哪些可以給百分之八十至九十，哪些只要百分之七十至八十便可應付。凡事事無大小都「百分百」投入是錯誤的策略。（二）列出當天要完成的其他事。看著那張列表可提醒自己還有其他事要做，不可耽誤於某一件事上。（三）未開始工作時，先估計一下完成工作所需的時間。例如：草擬一份會議議程表估計約需要三十分鐘。若一小時已過，你發現自己仍在埋頭琢琢磨磨，那可能反映出閣下有「完美」傾向。訂下一個時間框框可改善「完美主義」的行為。

　乙、學習一些改善效率的行為：（一）定下每天一個時段（如：早上十一點半至十二點）專門回覆不太緊急的電話。

　（二）把要處理的事項及文件分成三組：把那些需要盡快處理採取行動的放在一組（並在文件上註明死線）；另外一組是不重要或隨時可在別處找到的文件或資料；最後一組應集中放那些對自己專業上或個人上有幫助的資料／文章、雜誌。養成每兩星期清理一次的習慣。若一份雜誌、文章已擺放了兩星期，不要再妄想自己「一有時間就會閱讀、處理」它。處理不太重要的東西，有時是要「心狠手辣」的。時間有限，精神應花在值得處理的事情上。