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職場往來電郵頻繁，為節省時間及方便溝通，很多時會用上不同的縮略語（abbreviation），而這些縮略語與我們一般學習的英語略有不同，讓我利用以下例子說明一下當中的分別。例如你想在電郵開首時提及有關下星期五的會議，你可以寫「Re the meeting next Friday.」「Re」是指 「With reference to」，這個字在電郵用語中很普遍，比後者更直接快捷，亦不會令收件者覺得文字太過僵化。
「btw」=「By the way（順便說）」
另一方面，智能電話的普及，令更多職場人士會以手機閱讀及回覆電郵。為加快回覆，很多時都會用上縮略語，而所用的英語句子亦會變得有趣。例如「Pls cfm the time with my PA asap as I am flying off that day. Btw, how's the preparation for AGM in Dec going?」，句子中的「Pls」是指「Please（請求）」，「cfm」是指「Confirm（確認）」，「PA」是指「Personal Assistant（私人助理）」，而「asap」是指「As soon as possible（盡快）」。另外，「btw」亦經常在我們手機短訊中出現，意思是指「By the way（順便說）」。最後，「AGM」指「Annual General Meeting（周年大會）」，是一般上市公司或機構向其持份者交代業績及選出董事局成員的場合。
其實，英文縮略語主要形式是把詞語縮短，例如「約會/預約」的英文是「appointment」，省略成為「appt」。此外，還有首字母縮略字，例如「千」全寫是kilo，縮略語是「k」；非政府組織的英文全寫是「non-government organization」，縮寫語是「NGO」。
注意對方身份 縮略語勿亂用
在職場上不時要以縮略語與同事或工作夥伴溝通，但在使用前，切記要了解清楚收取電郵者的身份及所提及事情的重要性。若對方是公司的重要合作夥伴或向上司提交建議書時，利用英文縮略語有時會欠體統，甚至令整篇電郵語意不通，令收件者感到尷尬或大惑不解。所以，利用英文縮略語前，先想一想，發出的訊息是為了作簡單回覆，還是為公司洽談生意；適當地運用縮略語，對職場溝通有莫大幫助。 （標題與小題為編輯所加） ■香港職業英語計劃辦事處
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