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筆克主席 謝松發
筆克集團位於北京的全新十七萬呎綜合大樓剛投入啟用，稍後將舉行一個簡單而隆重的開幕儀式及酒會，負責的單位是筆克當地的行政部。
作為一家以展覽和活動為主要業務的機構，我們的行政人員或多或少也懂得活動策劃。至於其他企業，每當需要籌辦如周年晚宴和開幕典禮之類的活動時，往往第一時間會考慮由內部負責，由那個部門提供適合的人手，以及該隊人手可否額外承接該項活動。 只有遇到大型活動，涉及媒體安排、貴賓接待或更加複雜的要求時，才會考慮外聘活動籌辦公司承接。
究竟外包還是由內部承辦？一般的考慮因素大概是財政預算：若財政充裕就外包，預算較緊絀則由內部充任。這種想法建基於預算少就等於質素低的前提，難道活動策劃只會花錢嗎？
委任內部員工擔當活動統籌，好處是熟悉企業的運作，也熟悉要員及客戶；可是，統籌活動涉及的工作繁瑣，動輒日以繼夜，會影響職員的日常工作。此外，除非該企業全年不停地舉辦一項接一項的活動，否則未必如專業策劃般掌握巿場第一手資料，如場地種類、特色、收費及限制，又如不同形式的宴會所需的程序及禮儀等。
外包活動策劃的強項，除了擁有此等知識及經驗之外，更擁有長期與相關持份者的關係，如與媒體、場地和其他合作單位的溝通，有一定的默契，活動自會流暢得多。再者，專業的活動策劃除了懂得從零做起的活動製作外，還會找出每個嘉賓主要接觸點，並設計每個體驗—從嘉賓到步的下車地點、入口標誌和歡迎字句，至接待員對嘉賓比例，場刊在何時何處派發，務求為嘉賓深刻印象，完滿達到活動目的。
即使企業本身確有活動策劃專才，也不妨雙管齊下，委託外包活動策劃人承接部分工作， 讓活動更切合企業目的及合乎成本效益，亦容許更大的空間加入創新大膽的嘩然元素來錦上添花。活動策劃成功的大前提是訂立清晰的目標，與外包商充分溝通，落實具體步驟、行動日期，明確指示負責單位的權責，制定匯報流程，並訂立緊急應變計劃及措施等。 ■題為編者所擬。本版文章，為作者之個人意見，不代表本報立場。
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