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■新舊管理公司必須處理如人員去留商談及公共地方水電轉名等事項。 資料圖片
香港房屋經理學會增選委員 何春年
在物業管理界，新舊物業管理公司交接是十分普遍，但為了順利過渡，在交接前有多項不同性質工作，必須考慮及處理，以免在舊管理公司離場後新管理公司再跟進時便費時失事。
在財務會計方面，新管理公司必須要掌握最新的大廈管理賬項，如收支及資產負債表，過去的核數報告、管理費收支方式、欠交管理費記錄、銀行來往賬記錄及自動轉賬等等。在收到各項資料後，新公司再自行分析現時財務狀況及未來各項預算支出，如有問題或未清晰之處盡快接觸舊管理公司負責單位商議。
在工程方面，新管理公司將會接收各類圖則資料主要包括一般樓層平面圖，機電設施圖及使用手冊，大廈結構圖或任何對管理大廈有需要的設計圖、翻新圖及維修圖，顧問報告，投標工程文件，測試報告，保固期及其他證明書等作日後在管理工作上參考使用。在設備使用保養上，其他亦包括各類工具使用記錄及工程物料記錄等。
在大廈運作方面，新管理公司亦會要求舊管理公司或透過法團提供大廈業主及租戶登記資料記錄、業主守則、裝修指南、物料及工具清單及儲存位置、現時保養商及合約資料、各類設施房門匙清單等。關於進行中的工程項目亦必須列出項目資料如位置、工程價目施工細則、支出方式及預算完工日期等，並提交有關工程文件副本以方便新公司立即在接手後跟進。
此外，新管理公司亦會要求現時大廈保險單的資料如水火險、公眾責任保險及現金損失保險等，作參考或續期保險用。
預早處理人事水電轉名
以上種種是新舊管理公司在交接時必須處理事項，其他工作種類繁多，如人員去留商談、發出轉換公司通告給業主或保養商、公共地方水電轉名及交接後聯繫安排等多種工作亦要雙方公司合作預早處理。(以上資料只供參考)
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