■公務電郵要避免使用縮寫。 資料圖片各位讀者好。若不是親眼看到老朋友在撰寫書信時充滿疑惑的（confused）樣子，程韻老師也沒有想過，原來很多在職的成年人都不太清楚正式信件（formal letter）與非正式信件（informal letter）的分別，很多人對於所需使用的格式（format）和語言更是毫無頭緒。今期，程老師會為大家講解最後的一個要點：合適的（appropriate）語言（language）與語調（tone）。
（若想了解如何撰寫書信，請參閱上兩期的「英該要知」）
在日常生活中，我們常寫電郵給朋友（friends）、親人（relatives），好讓大家相互了解各自的近況，所使用的語言文字都是非正式的（informal），那到底如何才是正式而合適呢？可參考下列的語言特點（language features）。
1. 避免使用縮寫（Avoid contractions）
在平常的對話中，我們都很喜歡使用縮寫（contractions），例如：「我明天會見到你吧」（I'll see you tomorrow）、 「這不是我想要的」（This isn't what I want.）。I'll 與 This isn't 就是I will和This is not的縮寫，撰寫正式信件時，就要避免如口語的語言。
2. 不要省略文字（Avoid ellipsis）
很多時，我們都會習慣性地把部分文字省去（leave out），特別在非正式對話（speech）及書寫（writing）時，例如：「我很期待收到你的消息。」（Look forward to hearing from you.）雖然所表達的意思不變，但在正式書信中，則應寫為「I look forward to hearing from you.」
3. 避免使用非正式的說話標示語（Avoid informal discourse markers）
Discourse markers 即是我們用來串連（connect）和組織（organise） 所想表達的意思與態度（attitude）的文字（words）、片語（phrases）。「Such as」（例如） 是我們很常用的discourse marker，如在正式書寫中，我們可改為for example / for instance；另一個常見例子是「by the way」（順帶一提），我們可用incidentally取替 。它們的意思一樣，只是formal與informal的分別。
4. 使用合適的語調（Use an appropriate tone）
最後，撰寫正式信件，當然是要用正式的語調（formal tone）。多使用please / would / kindly / would like to / could 這些文字，cool / awesome / great / lovely 則留待informal 時用吧。 ■程韻
作者簡介：英國文學碩士，在男校任教英語的女教師，愛好文學和動物。
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