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■為了令2006年「 中非合作論壇北京峰會」暢順進行,外交部禮賓司特別採用了腳印標誌來提示嘉賓位置。
主持梁愛詩曾經參加過一些在中國舉辦的國際法律會議,因為由國家司法機關主辦,會由外交部禮賓官協助接待。她覺得禮賓官給大家的印象是熱情有禮,反應敏捷,而且對國家的問題,掌握得非常好;到訪外賓突然的提問,他們可以恰到好處地回應。
今日,中國與171個國家建立邦交,與友好國家舉行會議是平常事,但在2006年,中國一口氣舉辦了三大峰會,包括「上海合作組織成員國元首峰會」、「中國東盟建立對話關係15周年紀念峰會」、「中非合作論壇北京峰會」三大峰會,其中2006年11月4日至5日的「中非合作論壇北京峰會」是新中國外交史上,中國主辦的級別最高、規模最大、出席人數最多的一次國際會議,這項重大的外交活動,對中國與非洲國家的友好合作關係,產生極為深遠的影響。
精心設計迎送方案
此次峰會,非洲國家領導人雲集北京,外交部禮賓司作為峰會秘書處禮賓組的主要成員,承擔峰會的各項禮賓工作。整個峰會期間,共安排了70餘場雙邊會談和會見,其中包括胡錦濤主席跟順道訪問的6國元首,以及與會領導人舉行的31場雙邊會見與會談、6場歡迎儀式及42場機場迎接儀式。如此密集的會見儀式,給禮賓官的協調工作,帶來了極大的挑戰。當時任職禮賓司司長、現中國駐希臘大使的羅林泉和他的團隊,精心設計各種迎送方案,細化每項具體安排,反覆進行演練,應對各種突發情況。我們在電視上看到的秩序井然,其背後,是結集禮賓工作人員無數個日夜的辛勤勞動。
11月4日上午9時,在人民大會堂舉行的迎接儀式,是峰會活動的第一場正式活動,並作現場直播,如果有哪位領導人晚了到現場,就會很尷尬。由於49個代表團,分散住在北京20多家酒店,為了達到最好的效果,他們必須在30分鐘內,依次到達人民大會堂,而每一位代表團團長抵達的時間,相隔僅有36秒。為了做到精確無誤,禮賓司組織了兩次大規模實戰演練,設想了各種突發情況,確保迎接儀式萬無一失。
迎接儀式進行時,胡錦濤主席要站在門口,迎接每一個國家的元首,外交部人員當時考慮這麼多人過來一一握手,可能需時將近五十分鐘,為了令過程更緊湊,及保證禮賓上的規格及後面的會議順暢進行,經過精確計算,排練了無數次,最後縮短到三十幾分鐘完成。
巧思腳印標誌引路
為了保證與會的領導人在開幕式時集體入場、就座的秩序和效果,外交部副部長張業遂親自指揮,外交部禮賓司採用了腳印標誌引路,它讓各領導人順暢、自然地入場、就座。很大程度體現了禮賓工作的智慧和水平。
當時禮賓司設計了三保險,第一在休息室,有一個示意式的主席台座位安排,每個代表團的聯絡員,提前引著團長去看一下,提醒他大概的位置。第二個步驟就是擺好了四排聯絡員,把各個國家的領導人,帶到他的位置。第三步驟就是由禮賓人員負責在前面帶路,結果非常順暢自如。
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