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喜迎建國60周年，「第三屆香港杯外交知識競賽」今年將突出新中國外交成就這一主題。本報教育版逢星期一至五，與讀者分享不同的外交知識，包括新中國外交史、近年國際外交時事、外交的禮儀、相關文書的應用及外交人員談話禮節等，一同細味中國外交發展走過的道路。透過外交小知識專欄，本報希望能增進學生及市民的外交認知，亦配合比賽的推行，深化國民教育。
對外文書使用的要求
格式：使用對外文書首先要注意格式，不要用錯。如外長和外交代表使用正式照會，不要用普通照會的格式；非外交代表機構使用對外函件，不要用照會格式。
人稱：這要與文書格式相適應。正式照會、外交函件、電報均是以簽署人的口氣，用第一人稱寫成。在正式照會中，一般不用「我們」一詞；普通照會一般以單位名義用第三人稱寫成，稱對方亦用第三人稱，不可用「貴方」或「貴館」等措詞，而是重提受照機關的名稱。以機構名義書寫的對外函件亦用第三人稱。
另外，簽署者與受文者要相適應，即人對人、單位對單位。如：正式照會是人對人，普通照會是單位對單位。在個人對個人的外交文書中講究身份對等，如元首對元首、總理對總理。但也有特殊情況，如大使作為國家的全權代表，可對外長、總理、元首，而代辦一般只對外長。其他的對外函件可根據實際情況書寫。
客套用語：這要與格式相適應。如普通照會開頭的「×××向×××致意」這一客套用語，不能用作個人函件中的開頭語，非外交機關發的對外文書也不用這一套語；照會結尾的致敬語使用時，要注意與雙方的身份、關係和場合相適應。如，致代辦處的文書一般用「順致敬意」或「順致崇高的敬意」；給外交部和大使館的文書則一般用「順致崇高的敬意」。致敬語不能自成一頁，應緊跟正文後另起一段。
稱呼：文書抬頭即受文人的職銜、姓名等要全稱，文中第一次出現職銜、姓名也要全稱，第二次出現則可用簡稱。
國名：文書信封和文中抬頭的國名等均用全稱。文中第一次出現時用全稱，以後可用簡稱。但有些國家情況特殊，如朝鮮民主主義共和國國名則須用全稱。有些國家由於發生革命、政變或其他原因，國名可能改變，須隨時注意，不要寫錯。
譯文：對外文書一般以本國文字為正本。但為了使收件人確切理解文件的實質內容，往往附有收件國文字或通用的第三國文字譯文。在本國向外國常駐代表機關發送事務性函件，也可僅用本國文字，不附譯文。較為重要的文書則附以譯文為好。
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