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英該要知:公務正規郵件 切忌連名帶姓

2020-09-18
■公事電郵就需要用正式的用語。 資料圖片■公事電郵就需要用正式的用語。 資料圖片

一直有閱讀《英該要知》的讀者也會知道,程韻老師很喜歡以日常生活中所遇見的人和事作為每期專欄的題材(topics),因為這樣才能更理解各位學生或讀者的需要,帶領大家探討所需學習的英語知識,從而令專欄文章更真實(authentic)和緊貼時代。

最近,程老師的一位老朋友因公事(business affair)需要與英國人(British / English)以電郵聯絡,拜託對方幫忙辦事。既然是公事上的請求(request),那就得依正式的(formal)電郵格式(format)與合適的語言(appropriate language)撰寫。

可是,此時問題便來了!這位老朋友不論在讀書時代或畢業後的工作上,都甚少使用英語,更別說要有禮地請求別人幫忙,他足足花了數小時才能把電郵完成呢。

現在,就讓我們簡單地學習一下寫正式書信或電郵(formal letters or formal emails)的要點吧。

1. 信件的開首,如何寫一個正式的問候(formal greeting)?

以寫給程韻小姐為例子,若對方是單身的(single),應寫:Dear Miss Ching, (程小姐);當不清楚或對方不希望透露自己的婚姻狀態(marital status)︰Dear Ms Ching, (程女士);已婚的(married)而先生是姓程:Dear Mrs Ching, (程太太)。

寫給女性收件人(recipient)是較複雜的,而男士則容易很多,簡單的Dear Mr Ching, (程先生)便可以了。在撰寫信件時,學生最常犯的錯誤(common mistake)就是把對方的整個名字寫出來,以為這樣更有禮,如Dear Miss Ching Yun, 請記得這是不正確的啊。

2. 第一段又稱開首段(opening paragraph),應先清楚地(clearly)說明(state)撰寫該封信件的目的或原因(purpose / reason for writing):

就正式信件來說,最清晰易明的寫法就是以I am writing to ...再加一個相關的動詞(verb)開始。例如,當寫的是一封投訴信(letter of complaint)時:I am writing to complain about...;寫的是詢問信(letter of enquiry),對收件人作出查詢(enquiry + noun名詞):I am writing to enquire about...(enquire + verb)。

(下期待續)

隔星期五見報

■程韻

作者簡介:英國文學碩士,在男校任教英語的女教師,愛好文學和動物。

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