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喜迎建國60周年，「第三屆香港杯外交知識競賽」今年將突出新中國外交成就這一主題。本報教育版逢星期一至五，會與讀者分享不同的外交知識，包括新中國外交史、近年國際外交時事、外交的禮儀、相關文書的應用及外交人員談話禮節等，一同細味中國外交發展走過的道路。透過外交小知識專欄，本報希望能增進學生及市民的外交認知，亦配合比賽的推行，深化國民教育。
外交上對外文書的應用：照會
對外文書是進行對外交涉和禮儀往來的一種重要手段。各種文書均體現國家的對外方針政策和有關法規，即使是一件純屬禮節性的函件，如果格式與行文不合常規，也可能引起收件人的誤解和不愉快，如果文內有其他錯誤，則會造成更嚴重的後果。此外，收到各類文書要盡快處理，切勿拖壓，尤其是外交上的文書往來，收下回覆或不予置理以至拒收退回，都反映一種政治態度，因此對外文書處理要十分慎重。
今日介紹的照會，分正式照會和普通照會兩種。正式照會由國家元首、政府首腦、外交部長、大使等人簽名發出，並用第一人稱寫成。一般不蓋機關印章。普通照會由外交機關或外交代表機關發出，行文用第三人稱，加蓋機關印章，一般不簽字。但有的國家要求加蓋印章後再由使節或受權的外交官簽名。
兩種照會的區別還在於它們使用範圍不同。正式照會用於：1.重大事情的通知，如國家領導人的變更，大使、領事的更換，承認、斷交、復交等事項的正式通知；2.重要問題的交涉，如建議締結或修改條約、建議召開雙邊或多邊國際會議、國家元首或政府首腦的訪問，及其他有關政治、軍事、經濟等重要問題的交涉；3.隆重的禮儀表示，如表示慶賀、弔唁等；4.為了表示對某一件事的特別重視。
普通照會用於一般交涉、行政性通知、辦理日常事務、交際往來。由於外交文書日趨簡化，普通照會的使用範圍也越來越廣，政府之間關於重要國際問題的來往，現在也多使用普通照會。普通照會以同樣內容普遍分發給當地各外交代表機關的，亦稱通告照會，如外交部用以向外交團發送各種事務性通知、規定、條例等。
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