甫進初夏,亦是應屆畢業生開始找工作的時候。求職三部曲不外乎看招聘廣告、寫求職信及面試。求職信就是要讓僱主給予你面試機會,因此在信中必須向對方表達誠意。可是很多同學寫求職信時,普遍忽略了一些重點。今天就讓我們來談談撰寫求職信的要領,大家可參考以下2P1N原則。
1P:Precise and concise content
求職信必定要簡潔清楚,利用一頁紙述說即可。不要嘗試詳列所有經驗及學歷,因為當寄出求職信時,你須附上履歷表(Resume/Curriculum Vitae[CV])。因此,你只需要詳述一兩個符合申請條件,同時能突出你個人才能的工作經驗就可以了。看看以下例子:
I have been working as an administrative assistant in ABC Company since 2009. The company is very good and the colleagues are very nice. I have also worked as an administrative assistant in DEF Company and was responsible for photocopying.(我曾於2009年在ABC公司當行政助理。那間公司很好,同事很親切。我也曾在DEF公司當行政助理,負責影印。)
上例所犯錯誤為重複類似內容,卻沒有讓對方確切了解你的經歷,即是你從這份工作學到的東西或反思。故此,我們可以把當行政助理的經驗綜合起來表達。參考下列的改法:
I have worked as an administrative assistant in ABC Company and DEF Company, which I was responsible for filing and photocopying. The experiences have trained me multi-tasking and better time management.(我曾在ABC公司及DEF公司當行政助理,負責文件處理及影印,這些經驗讓我學會同時處理多項工作及掌握更好的時間分配。)
2P:Positive and persuasive language
有部分同學因為缺乏全職工作經驗而在求職信中加插自我性格介紹。然而普遍寫下一些空泛的描述,甚至「過分誠實」向對方展示自己的所有缺點。筆者曾經看過以下例子:
I am a punctual and nice person. I am never late for school but I may sometimes hand in my assignments late. Also, I am a little bit negative.(我是一個很守時的人,上課從不遲到,但有時可能會遲交功課。同時,我是一個頗悲觀的人。)
顧名思義,求職就是要尋求一份職務。如果你把自己的缺點都在信上表露無遺,又自相矛盾,試問僱主怎會願意邀約你面試?筆者從朋友口中聽說,外國有些機構的人事部會用電腦過濾求職信,以節省時間,他們只會篩選帶關鍵詞的求職信,其他當然石沉大海。因此,大家可多用正面字詞說服僱主,如allow(容許)、strengthen(加強)、enhance(提升)、train(訓練)、responsible(負責任)等。
1N:No general description
求職信中的空泛工作描述絕對是一大致命傷。除了清楚描述工作外,亦要實質說明工作意義。即使你在時裝店內當銷售員,也有工作技巧,例如客戶溝通;你亦可能會處理庫存,並非單純整理衣物,所以請各位不要再寫folding clothes(摺衫)。其實,大家在決定如何去寫職責時,可想想你的職責對你或公司有甚麼實際益處。多用一些意思肯定的字詞如plan(計劃)、initiate(發起)、carry out(開展)等會更有說服力。
然而,這帶出了一個問題──要將自己的背景無限美化嗎?當然不是,我們在這裡只是想讓同學多加留意不同字詞的用法,具體地向僱主展現你的能力,才能得到老闆的垂青。至於上面的例子如何去改善,大家不妨跟你的朋友一起參詳。 ■香港專業進修學校語言傳意學部講師 何穎欣、區肇龍
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