伍淑賢
一年將盡,書枱文件堆積如山,影響心情,終於「的」起心肝大掃除,沒用的文件裝滿兩大垃圾袋。文山不見了,桌面大了一倍,人也開心起來。當然這種好日子不會維持很久,文件不久怕又會堆得半天高。
其實桌面是可以管理好的,也知道「五常法」要人「常清潔」、「常整頓」的好處,只是太懶,不想清理而已。曾經上過一個課程,說桌面管理,跟時間管理和優次管理(priority management)是有關係的。我雖不能長期做到,但方法是好的。
導師是個老美,第一條就說人們不懂管理時間,是因為優次不清楚。只要弄清楚甚麼是最重要的,時間自然會分配好。第二條是紀律,包括桌面和行事曆要恆常保持良好狀態。下定決心,其他只是執行細節,人人可做到。
首先就是把桌面徹底清理一次,沒用的、過時的文件通通扔掉或收起,先來個窗明几淨醒醒神。然後把目前正處理中的工作文件,用一個小型的桌面文件匣,按英文字母排序收好,要做甚麼工作,馬上拿到。至於「進」和「出」的in-tray 和out-tray,則必須上下午各處理一次,這裡原來也有學問。很多人的 in-tray堆積如山,日久變為一種壓力,是因為信件、memo或其他文件進來時,沒有狠起心去處理。導師的金句,是拿起文件第一遍就要做決定,且有三個「D字」選項:一是解決問題(deal with it);二是交給下屬或其他人處理(delegate it);三是無謂的文件,馬上毀滅(destroy it)。這樣大家in-tray裡的文山就不會長高,而由於不拖,文件也絕不反反覆覆才處理,已是省了時間。這不是叫大家倉促做決定,因為deal with it 那選項,是容許深思熟慮的。三D只是提醒我們不作無謂拖延。至於每天行事如何更有效率,導師的妙法,是每天下班前,已為明天的工作優次做好安排,並在翌日行事曆上寫清楚。待明早一上班,馬上可以開展工作,不必再磨蹭、花時間想那天該做甚麼。這些方法我都用過,效果很好,不妨試試。
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