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英文應試攻略:Email與memo Guide words要對齊

2016-10-12

在English Language paper 3 Listening and Integrated Skills中,無論同學選擇作答較容易的Part B1,還是較複雜的Part B2,都有可能在extended writing中遇到撰寫email的情況。那枸mail有什炫S別格式?它與memo有什洶ㄕP?在撰寫兩者的subject lines時,應注意哪些地方?今天會和同學討論一下。

1. Email與memo格式

簡單來說,email與 memo格式都包括兩部分:(1)guide words及(2)內文。

Email

To: All staff

From:  Penny Kwok

Sent:  October 5, 2016

Subject:  Updating health care plan

Date:  October 5, 2016

Memo

To:  All staff members

From:  Penny Kwok, Manager

    Human Resources Department

Subject:  Updating health care plan

雖然真正的email可能同以上的格式有少許分別,但以上是考試時會遇見的形態。要留意的是,無論在email或memo,當你填寫guide words時,一定要將information align with最長的guide words。以下的格式是錯誤的demonstration,因為在填寫guide words 時,作者沒有做到alignment:

To: All staff

From: Penny Kwok

Sent: October 5, 2016

Subject: Updating health care plan

在content 的部分,要留意Email會有salutation(例如Dear David)和complimentary close(例如yours sincerely),以及signature。在memo中是不需要提供salutation,complimentary close和signature資料。

2. 何謂好的subject line

很多同學忽略了subject line的重要性,其實subject line主要是讓讀者能夠在最短的時間掌握email或memo的重要性,從而決定閱讀它們。簡單來說,effective subject line應該是一句(1)incomplete及(2)沒有punctuation marks的短句。

除此之外,在撰寫subject line時亦應多以action verb,可包括verb、gerund等來開始。例如example 1會比example 2好。

Example 1: Updating health care plan

Example 2: Important! The health care plan will be updated!!!

Exercise

Please write a subject line for the following scenario.

You would like to propose a casual dress day to the senior management of your company.

Answer

Proposing a casual dress day

■Dr. A. Chan,哲學博士,哲學碩士,英語講師。熟悉公開考試之出題模式與評分準則,任教英語。

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