在English Language paper 3 Listening and Integrated Skills中，無論同學選擇作答較容易的Part B1，還是較複雜的Part B2，都有可能在extended writing中遇到撰寫email的情況。那麽email有什麽特別格式？它與memo有什麽不同？在撰寫兩者的subject lines時，應注意哪些地方？今天會和同學討論一下。
1. Email與memo格式
簡單來說，email與 memo格式都包括兩部分：（1）guide words及（2）內文。
To: All staff
From: Penny Kwok
Sent: October 5, 2016
Subject: Updating health care plan
Date: October 5, 2016
Memo
To: All staff members
From: Penny Kwok, Manager
Human Resources Department
Subject: Updating health care plan
雖然真正的email可能同以上的格式有少許分別，但以上是考試時會遇見的形態。要留意的是，無論在email或memo，當你填寫guide words時，一定要將information align with最長的guide words。以下的格式是錯誤的demonstration，因為在填寫guide words 時，作者沒有做到alignment：
To: All staff
From: Penny Kwok
Sent: October 5, 2016
Subject: Updating health care plan
在content 的部分，要留意Email會有salutation（例如Dear David）和complimentary close（例如yours sincerely），以及signature。在memo中是不需要提供salutation，complimentary close和signature資料。
2. 何謂好的subject line
很多同學忽略了subject line的重要性，其實subject line主要是讓讀者能夠在最短的時間掌握email或memo的重要性，從而決定閱讀它們。簡單來說，effective subject line應該是一句（1）incomplete及（2）沒有punctuation marks的短句。
除此之外，在撰寫subject line時亦應多以action verb，可包括verb、gerund等來開始。例如example 1會比example 2好。
Example 1: Updating health care plan
Example 2: Important! The health care plan will be updated!!!
Exercise
Please write a subject line for the following scenario.
You would like to propose a casual dress day to the senior management of your company.
Answer
Proposing a casual dress day
■Dr. A. Chan，哲學博士，哲學碩士，英語講師。熟悉公開考試之出題模式與評分準則，任教英語。
隔星期三見報